We kunnen ons voorstellen dat u graag wilt weten waarom we persoonsgegevens van leerlingen opvragen. Omdat de onderwijsinstelling waar u werkzaam bent gebruik maakt van een van onze systemen, worden de leerlinggegevens aan ons verstrekt en door ons ingeladen en opgeslagen. Dit wordt verwerken genoemd. Hoe we de gegevens opslaan, beveiligen en uiteindelijk weer verwijderen hebben we in een verwerkersovereenkomst vastgelegd.
Welke gegevens verwerken wij in opdracht van een onderwijsinstelling?
Om precies te zien welke gegevens we van de leerlingen opvragen en waarom we deze informatie opvragen, kunt u het volgende bestand openen.
Wat doen we verder met de leerlinggegevens?
Leerlingen worden in basis geïdentificeerd aan de hand van het leerlingnummer van de aanleverende school. Deze wordt vertaald naar een ISN, het unieke pseudoniem van Intergrip. Het koppelen van gegevens tussen de potentiële overstappers en statusgegevens van vervolgkeuzes wordt gedaan op basis van het BSN. Wij gebruiken het BSN enkel voor deze koppeling van gegevens en leveren deze data niet zelf aan VO en/of MBO. Er is geen andere methode om deze gegevens bij de juiste leerling te tonen. Voor de MBO’s die Digitaal Doorstroomdossiers geautomatiseerd binnenkrijgen verwerken we ook het leerlingnummer van het MBO, zodat op basis daarvan de leerling op het MBO kan worden geïdentificeerd.
Bij het aanmaken van een account en bij het inloggen maken we gebruik van persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de leerling een account krijgt waar alleen hij of zij toegang tot heeft. Wachtwoorden versturen we nooit per e-mail en zijn voor ons niet inzichtelijk.
Om de overstap van de leerling naar vervolgonderwijs zo goed mogelijk te laten verlopen, worden de leerlinggegevens (bij het Digitaal Doorstroomdossier na akkoord) doorgegeven aan de ontvangende school. Vaak loopt dit proces gelijktijdig met de aanmelding die de leerling heeft gedaan bij de vervolgschool.
Om systeemgebruikers (leerlingen, mentoren/ decanen, LPA’s etc) zo goed en snel mogelijk verder te helpen bij vragen of knelpunten hebben onze helpdeskmedewerkers inzage in de leerlinggegevens. Op deze manier kunnen we helpen bij procedurele en technische zaken. We hebben geen inzage in de beveiliging (wachtwoord) van accounts.
Wat doen we zeker niet met de leerlinggegevens?
Wie niets met de leerlinggegevens te maken heeft, kan hier ook niet bij. Onze software is beveiligd volgens beproefde normen. Intergrip wordt jaarlijks middels een audit door een onafhankelijke partij onder de loep genomen.
Wij verstrekken de persoonsgegevens van leerlingen niet aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke.
De persoonsgegevens van de leerling zijn alleen zichtbaar voor:
- De leerling zelf (als de leerling jonger is dan 18 dan ook voor de ouders/ verzorgers)
- Huidige mentor en/of decaan
- Eventueel zorgcoördinator
- De school waarvoor de leerling zich heeft aangemeld.
Heeft u naar aanleiding van bovenstaande informatie nog vragen dan kunt u deze stellen via privacy@intergrip.nl of bellen naar 0318-860 052. Het kan zijn dat we uw vraag niet zelf kunnen beantwoorden, omdat wij verwerker van de gegevens zijn en niet de verantwoordelijke. Mocht dit het geval zijn dan doen we ons best u door te verwijzen naar de juiste persoon binnen een onderwijsinstelling.
Verantwoordelijke: De verantwoordelijke (college van bestuur van een onderwijsinstelling) stelt vast welke persoonsgegevens er mogen worden verwerkt en wat hiervan het doel is. Uitgangspunt is dat de verantwoordelijke eindverantwoordelijk is voor het regelen en garanderen van de privacy van studenten en medewerkers. Die verantwoordelijkheid houdt ook in dat instellingen (bijvoorbeeld op basis van gegevens van aanbieders) ouders en studenten volledig informeren over het gebruik van persoonsgegevens en hoe studenten of hun ouders gebruik kunnen maken van hun rechten.
Bewerker: De bewerker (Intergrip) is de natuurlijke of rechtspersoon die in opdracht van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. De bewerker mag alleen verwerkingen met de persoonsgegevens uitvoeren, waarvoor hij van de verantwoordelijke uitdrukkelijk opdracht heeft gekregen.